Você está fazendo isso errado: Reuniões Diárias

“Todo mundo, por favor, levante-se.” Lembro-me de encorajar todos a se levantarem para a ocasião de um outro encontro diário. Mesmo com uma sala cheia de pessoas que conheciam a broca, eu ainda sentia que tinha que perguntar a eles.

Com cada prática que fazemos, ancoramos em torno de uma ou duas suposições básicas que acreditamos que nos ajudarão a alcançar o valor dessa prática.

Levantar-se é uma maneira de lutar longas reuniões. A suposição é que as pessoas que se cansam de se levantar falarão rapidamente e ao ponto, trabalhando para encurtar a reunião. A coisa é, se a reunião é mantida curta, você não precisa se levantar. Na verdade, às vezes conseguimos o que queremos – uma reunião curta – porque as pessoas ficam quietas, em vez de falar sobre questões importantes.

As pessoas podem fazer isso por todos os tipos de razões: são introvertidas, ou novas na equipe, ou eles gostam de saber mais sobre assuntos antes de relatar sobre ele, ou eles não se sentem seguros para falar, ou talvez o seu café didn ‘ T kick in ainda e eles simplesmente não têm vontade de falar.

Assim, se suas reuniões terminam a tempo, mas de alguma forma você tem a sensação de que o valor não está lá, que talvez seja.

E o que é esse valor?
Mas isso é apenas um dos problemas. Eu já escrevi sobre as 3 perguntas mágicas que estamos treinados para fazer em uma reunião diária. Mas o assunto precisa de reiterar (perdão o trocadilho).

A reunião diária stand-up não é uma reunião de relatório de status. Todas as atualizações de status em termos das ferramentas de relatório padrão que você usa devem ser atualizadas antes da reunião. Nós não queremos desperdiçar tempo para todos os outros enquanto eles esperam, enquanto marcamos tarefas como feito.

Enquanto estamos no assunto – tendemos a usar o que as ferramentas nos dão, ao invés de pensar no que realmente precisamos. Por exemplo, a maioria das ferramentas mostra o status de histórias ou tarefas e, é claro, vamos preenchê-las de alguma forma (tempo restante, status, bloqueado). Mas eles estão faltando a capacidade de mostrar informações mais interessantes.

Uma equipe com quem trabalhei tinha um plano de suspensão no topo do plano de iteração regular. A gota-plano descreveu que as histórias estariam prontas para ser testadas junto (“gotas”), assim que os testadores podem planear seu trabalho. O drop-plan ajudou a ver se as histórias podem ser completadas com a iteração. Embora a ferramenta utilizada tenha suporte ao relatório de status, o plano de lançamento não foi suportado.

O resultado foi que ele ficou muito menos focado, e foi discutido muito menos, apenas porque não foi suportado pela ferramenta, embora o valor dessa discussão (“o que pode ser realmente concluído dentro da iteração”) foi alto. Talvez precisemos de um poste separado em radiadores.

Voltar para o valor …
Agora, já que tudo já está configurado para mostrar o status atual, precisamos usar a reunião para seu propósito real: o re-planejamento. Afinal, apenas ter os dados sozinho não ajuda se não agir sobre ele. Às vezes, vejo equipes apenas continuar com o plano como se nada de novo aconteceu – eles não aprenderam nada de novo, não tropeçar em novas questões, ou simplesmente não queria ajudar os outros a fazer progressos.

É por isso que esta reunião é tão importante. Sabemos mais desde a última reunião, e este feedback sobre o nosso trabalho pode nos ajudar a fazer o nosso caminho para o nosso objetivo.

Nosso objetivo é entregar software de trabalho de acordo com a priorização que foi estabelecido pelo produto pessoas, a propósito. Nosso objetivo não é aderir ao plano de iteração. As decisões que tomamos devem estar alinhadas com esse objetivo. Se novas informações chegarem, podemos mudar o objetivo, a priorização, ou começar a trabalhar em algo completamente novo.

Se os membros da equipe não podem ajudar a trabalhar para este objetivo, por causa da falta de habilidade, ou questões tecnológicas, ou qualquer outra coisa, eles podem se voltar para um objetivo secundário, muitas vezes não falou em stand-ups diário – melhoria. Eles podem aprender uma nova habilidade ou tecnologia, ou automatizar um processo, ou construir uma ferramenta. Qualquer coisa que possa ajudar a equipe a melhorar. Eles podem até ajudar outras equipes. Imagine isso.

Se você acha que a reunião diária é apenas outro tipo de reunião de status, é hora de mudar. Isto é onde a equipe pode tomar decisões, com todos no lugar para que todos saibam quais são essas decisões.

É como se alguém percebesse que há uma necessidade de um evento como esse …